Тайм-менеджмент, планирование для фрилансера

Чтобы ваша работа приносила не только удовольствие и деньги, но при этом еще и выполнялась быстро, результативно и не отнимала ваше личное, предназначенное для отдыха, время, стоит научиться применять определенную концепцию управления.

Если вы решились стать фрилансером или уже им работаете, задайте себе один вопрос: как спланирован ваш рабочий день? Наверняка, многие ответят, что у них с этим все в порядке, но, все же, не каждый может похвастаться большим количеством свободного времени, эффективностью работы и стабильностью доходов.
Цель данной статьи — помочь начинающему фрилансеру научиться оптимально и эффективно использовать свое время, результатом будет качество и высокая скорость работы. Да и опытный фрилансер может найти в этой статье  для себя что-то интересное.
Итак, управление временем или тайм-менеджмент (time management) – это искусство организации своего времени и эффективного его использования.
Одним из основных способов управления рабочим временем является составление плана рабочего дня. Записав все свои дела и имея эти записи перед глазами,  можно с легкостью контролировать трудовой процесс — вся ваша информация будет четко структурирована, что позволит вам ни о чем не позабыть. Подобное составление плана, прежде всего, дисциплинирует, стимулирует, подстегивает к выполнению намеченного.  Это еще и очень хороший способ побороть свою лень. Закончив очередное задание, обязательно похвалите себя, поставив напротив выполненных дел (можно мысленно) жирную галочку. Визуальный план действий повышает самооценку  и стимулирует к выполнению новых заданий.
Инструментарий
Есть несколько способов планирования рабочего времени. Если у вас в течение дня происходит много встреч, идеальным вариантом для вас станет бумажный ежедневник. В случае, если вы практически не отходите от компьютера, то для того, чтобы всегда быть в курсе наиболее важных дел и событий, лучше всего вам послужит специальная компьютерная программа, например,  Google Calendar. Тем, кто работает на ноутбуке (когда интернет не всегда доступен) для своего планирования хорошо использовать  Outlook.  Для людей, работающих с серьезными программами, помощником будет Rescue Time. Вариантов  много и выбор инструментария остается за вами.
Методы планирования
Тут нет ничего сложного. Каждый день (утром или вечером) вы должны обдумать дела, которыми вы планируете заняться, и, разбив их на категории, сделать запись в своем ежедневнике. Условно эти категории можно назвать так:
a. Дела с пометкой «ВАЖНО» и «СРОЧНО».
b. «ВАЖНО», но «НЕ СРОЧНО».
c. «МАЛОВАЖНО», но «СРОЧНО».
d .Дела с пометкой «НЕ СРОЧНО», и «НЕ ВАЖНО».
Львиную долю своего внимания мы уделяем делам, которые записаны в категории «а» и «с».  С делами категории «а» все понятно, а вот на категорию «с» мы тратим уж слишком много времени (разговоры по телефону с приятелями, общение в ICQ,  социальные сети и т.д.).
Категория «b» и ее планирование —  это золотой ключик в планировании недели. Для тех, кто хочет добиться успеха, планирование этого сектора очень важно.
Глобальное планирование требует разделения дел на два типа:
  • долгосрочные дела (дела с неопределенным сроком сдачи);
  • краткосрочные дела (дела, требующие выполнения в ближайший срок).
Воспользуйтесь советом специалистов – планируйте 50% своего времени, а оставшиеся 50%  оставляйте в резерве.
Приоритеты
При планировании своих дел старайтесь расставлять приоритеты. С утра решайте самые важные и срочные дела, а потом выполняйте те задачи, которые  можно решить в любой свободный момент. Но при выполнении любого проекта иногда возникают незапланированные задачи. Вы работаете над проектом, например, выполняете копирайтинг на заказ, но, вдруг заказчик просит срочно внести коррективы в ранее выполненную работу. В этом нет ничего ужасного. Доведите текущее дело до логической точки и займитесь срочным. Для вас, человека, знающего свой собственный проект, не составит труда внести коррективы в предыдущий текст, а вот в глазах начальника или клиента вы подниметесь на ступень выше и в следующий раз у него не будет сомнений относительно того, у кого заказать копирайтинг.
Никогда не бойтесь вносить изменения в свой план. Обязательно вписывайте в него все дела, о существовании которых вы и не подозревали, но которые требуют решения. Перемены – это тоже хорошо. Не теряйте свою мобильность и гибкость. Если же в вашем плане не возникли аврал-дела, просто придерживайтесь намеченного графика.
«Лягушки» в деле фрилансера
В работе любого человека есть такие задачи, решение которых откладывается в долгий ящик, они, как правило, не интересные и изматывающие. Выражаясь языком фрилансера – это дела-«лягушки».
Выходом из ситуации могут быть, так называемые, «завтраки с лягушкой» — каждый день необходимо в свой план вписывать по одной такой «лягушке». Если следовать такой тактике, совсем скоро ни одной лягушки не останется в вашем списке, а чувство дискомфорта из-за них вовсе исчезнет.
«Слоны» и фриланс
Не всякая работа приносит удовольствие. Иногда перед фрилансером ставятся такие задачи, что просто голова идет кругом и не понятно, с чего же лучше начать и как их выполнить. На языке фрилансера это дела-«слоны». Как же быть в таких ситуациях?
Мы знаем,  что слоны — большого размера и, соответственно, дела-«слоны» у фрилансера тоже не маленькие и, конечно же, требуют безотлагательного выполнения. В такой ситуации лучшим предложением, на мой взгляд, будет поделить этого «слона» на мелкие части. Например, для руководителя проекта будет выходом, если он разделит работу на составляющие. Например, таким образом:
— написать ТЗ;
— подобрать команду;
заказать копирайтинг;
— осуществить тайм-планирование;
— заняться разработкой дизайна и т.д.
После того, как сложный  проект будет разложен по полочкам и расписан, он окажется не таким уж и страшным, как это виделось в самом начале. Поступайте подобным образом с каждым большим делом, и тогда вы увидите, что от дел-«слонов» не останется ничего, кроме положительного результата.
А как же отдых?
Если фрилансер действительно толковый, он рискует очень скоро превратиться в раба своего дела, работающего без выходных и праздников. Чтобы избежать этого, следует обозначить для себя минимум, который вы должны сделать. Выполнили запланированное – и «всем привет»! Иначе вам грозит профессиональное «сгорание», а такое уже не лечится.
Недосыпание – отнюдь не лучший спутник эффективной работы. Не думайте, что в выходные вы сможете отоспаться! Ученые доказали, что так организм не восстанавливается, нужно спать тогда, когда это действительно необходимо, а не выжимать из себя все силы в надежде на воскресный отдых. Здоровье – одно и на всю жизнь, а халатное отношение к нему очень быстро проявится в разного рода заболеваниях.
Итак, сон, продолжительностью хотя бы 8 часов (решение остается за вами), и умение отключаться от рабочих моментов – вот два основных момента, пренебрегать которыми крайне нежелательно.
Личная мотивация
Бывают такие моменты, когда ничего не радует и нет желания вообще что-либо делать. Такие ситуации случаются сплошь и рядом. Спасением может быть лишь мотивация. Думаю, что один очень хороший вариант решения проблемы поможет вам.
Я предлагаю вам «календарик-пинарик». Сделать такой календарик самому не представляет трудности. Для его создания нужно взять разлинованный лист. 1 клетка — это 1 день.  В конце дня зачеркните или закрасьте одну клеточку – это очередной прошедший день. Если день продуктивный можно закрасить клеточку полностью, если день прошел «сыровато», то можно сделать пометку в клеточке в виде крестика. Варианты могут быть любыми. Такой забавный календарик покажет вам продуктивность вашей работы. Чем плодотворнее вы будете работать, тем красочнее будет выглядеть ваш календарь. Мотивация ваших действий – это хороший стимул для продуктивности работы.
Как сказал один из мыслителей и гуманистов, Али Апшерони: «Время столь быстротечная вещь, что угнаться за ним невозможно». Планируйте свое время, и вы сможете его подчинить. Желаю удачи!